POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONFLIT D’INTÉRÊTS

 

1. OBJET

1.1  L’Institut d’arbitrage et de médiation du Canada (IAMC) s’engage à remplir sa mission avec intégrité et responsabilité.

1.2  La présente politique a pour but d’aider les représentants de l’IAMC à cerner les situations dans lesquelles leurs intérêts sont effectivement, ou sont perçus comme étant, en conflit avec les intérêts de l’IAMC et d’établir des procédures pour gérer convenablement les conflits d’intérêts conformément aux valeurs de l’intégrité et de la responsabilité.

1.3  Comme l’IAMC est une fédération d’associations régionales affiliées, plusieurs administrateurs et membres de comités auront des intérêts tant dans leur propre association affiliée que dans l’IAMC. En reconnaissance de la valeur fondamentale de collaboration de l’IAMC, celui-ci ambitionne de renforcer tant les mécanismes des associations affiliées que les siens. En conséquence, la présente politique limitera les cas où un administrateur ou un membre de comité doit déclarer un conflit d’intérêts à l’égard des associations affiliées, comme indiqué dans la section 2.1(a) ci-dessous.

 

2. DÉFINITIONS

2.1  Dans la présente politique, les termes ci-dessous ont les sens suivants :

• • « Conflit d’intérêts » désigne toute situation dans laquelle la prise de décision d’un représentant, qui devrait toujours être dans l’intérêt supérieur de l’IAMC, est effectivement influencée ou pourrait être perçue comme étant influencée par des intérêts pécuniaires ou non pécuniaires. En reconnaissance des facteurs discutés dans la section 1.3 de la politique, les conflits d’intérêts liés aux associations affiliées seront limités à ce qui suit :
  • Les questions pour lesquelles il existe une perception réelle ou raisonnable qu’il y aura un gain ou un avantage financier direct pour l’association affiliée;
  • Les questions où il y a une perception réelle ou raisonnable qu’une association affiliée pourrait être vue comme ayant reçu un traitement préférentiel;
  • Les questions où la décision de l’IAMC entrera en conflit avec les intérêts de l’association affiliée.
  • « Intérêt pécuniaire » désigne un intérêt qu’une personne peut avoir dans une affaire en raison de la probabilité ou de l’attente raisonnable d’un gain ou d’une perte financière pour cette personne ou une autre personne à laquelle cette personne est associée.
  • « Intérêt non pécuniaire » désigne un intérêt qu’une personne peut avoir dans une affaire qui peut mettre en jeu des relations familiales, des amitiés, des postes bénévoles ou d’autres intérêts qui n’impliquent pas la possibilité d’un gain ou d’une perte financière.
  • « Représentants » désigne des personnes employées par l’IAMC ou engagées dans des activités bénévoles en son nom, notamment les administrateurs, les membres de comités et les employés.

 

3. OBLIGATIONS DE DÉCLARATION

3.1  La déclaration des conflits d’intérêts sera incluse comme point à l’ordre du jour de toutes les réunions du conseil d’administration de l’IAMC et/ou de ses comités.

3.2  Obligations de déclaration et procédures pour les administrateurs :

• • Lorsqu’un conflit d’intérêts peut se manifester ou se manifeste, ou lorsqu’on croit qu’un conflit d’intérêts réel ou perçu peut exister, l’administrateur doit déclarer totalement tout conflit d’intérêts au conseil d’administration.
  • La déclaration doit se faire par écrit. Les déclarations faites lors d’une réunion du conseil d’administration et consignées dans le procès-verbal de la réunion sont réputées avoir été faites par écrit.
  • Chaque année, tous les administrateurs rempliront une déclaration écrite dans laquelle ils déclareront tout conflit d’intérêts réel ou perçu qu’ils pourraient avoir.

3.3  Procédures de déclaration pour les membres des comités :

• • Lorsqu’un conflit d’intérêts peut se manifester ou se manifeste, ou lorsqu’on croit qu’un conflit d’intérêts réel ou perçu peut exister, le membre du comité doit déclarer intégralement tout conflit d’intérêts au président du comité. Si le conflit concerne le président du comité, la déclaration doit être faite au président du conseil d’administration.
  • La déclaration doit se faire par écrit.

3.4  Procédures de déclaration pour les employés

• • Lorsqu’un conflit d’intérêts peut se manifester ou se manifeste, ou lorsqu’on croit qu’un conflit d’intérêts réel ou perçu peut exister, l’employé doit déclarer intégralement tout conflit d’intérêts au directeur général. Si le conflit concerne le directeur général, la déclaration doit être faite au président du conseil d’administration.
  • La déclaration doit se faire par écrit.

3.5  Lorsqu’un représentant prend l’initiative de déclarer un conflit d’intérêts, l’IAMC s’assurera que :

• • La nature et l’étendue de l’intérêt du représentant ont été entièrement déclarées et cette déclaration est enregistrée ou consignée;
  • Le représentant ne participe pas aux discussions sur l’affaire en question;
  • Le représentant s’abstient de voter sur la décision;
  • Eu égard aux décisions du conseil d’administration, le représentant ne compte pas dans le quorum;
  • La décision est confirmée comme étant dans l’intérêt supérieur de l’IAMC.

3.6  En ce qui concerne les conflits d’intérêts mettant en cause des employés, le directeur général de l’IAMC déterminera s’il y a un conflit d’intérêts et, le cas échéant, l’employé cessera l’activité donnant lieu au conflit d’intérêts.

 

4. PLAINTES RELATIVES AUX CONFLITS D’INTÉRÊTS ET APPLICATION

4.1  Toute personne qui croit qu’un représentant peut être en situation de conflit d’intérêts peut déposer une plainte par écrit au président du comité de gouvernance de l’IAMC. Sur réception d’une plainte, ce dernier nommera un comité composé de trois (3) membres du comité de gouvernance (qui peuvent inclure le président) pour décider s’il y a un conflit d’intérêts et, le cas échéant, prendre les mesures convenables pour résoudre ledit conflit d’intérêts.

4.2  La décision du comité quant à l’existence ou non d’un conflit d’intérêts sera régie par les procédures suivantes :

• • Le représentant présumé être en conflit d’intérêts recevra une copie de la plainte écrite et aura la possibilité d’y répondre par écrit.
  • La décision sera prise par un vote majoritaire des membres du comité.

4.3  Si le comité détermine qu’il y a conflit d’intérêts, il prendra les mesures nécessaires pour y remédier, y compris les mesures suivantes, séparément ou en combinaison :

• • Retrait ou suspension temporaire de certaines responsabilités ou du pouvoir décisionnel;
  • Retrait ou suspension temporaire d’un poste;
  • Retrait ou suspension temporaire de certains réunions, comités et/ou activités;
  • Expulsion de l’organisation;
  • D’autres mesures qui peuvent être considérées comme convenables, compte tenu du conflit d’intérêts réel ou perçu.