L’IAMC a récemment interrogé ses membres afin de déterminer ceux qui offrent des services de médiation vidéo en ligne/distance, d’arbitrage et d’autres services de règlement des différends (RD) et a élaboré cette liste pour que le public et les avocats puissent s’y référer facilement. Chaque professionnel y figure avec son adresse électronique, les services de règlement des litiges qu’il propose et son expérience de la pratique en ligne. Pour en savoir plus sur le praticien, il suffit d’entrer son nom de famille dans notre répertoire : Connexion PRD.
Nous vous recommandons de discuter des points suivants avec votre professionnel du RD dans le cadre de votre processus de sélection :
Pratiques obligatoires pour chaque plate-forme[1]
- Discussion avec toutes les parties sur les avantages et les risques de la médiation/arbitrage en ligne et de la plateforme utilisée;
- Consentement éclairé, explicite et sans équivoque de toutes les parties à la poursuite de la session en ligne;
- Des accords qui traitent spécifiquement des processus et des questions en ligne ;
- Lettre du participant et liste de contrôle détaillant toutes les technologies et autres pratiques et exigences;
- Session en ligne préalable à la réunion pour tester et traiter les questions techniques avant la session officielle;
- Les coordonnées secondaires de toutes les parties à la disposition du médiateur pour l’aider à gérer les questions techniques pendant la session;
- Procédures convenues pour le partage sécurisé des documents pendant la session. Il existe de nombreuses options, allant de la localisation dans le nuage à la sécurisation du courrier électronique en passant par diverses options de partage d’écran, qui doivent être explorées et décidées avant la session;
- Procédures convenues pour la signature sécurisée des documents de règlement pendant la session;
- Respect des protocoles de sécurité minimums pour la médiation/arbitrage vidéo en ligne, etc. applicables à la plate-forme que vous choisissez.
Meilleures pratiques recommandées
- Établir un processus de sauvegarde en cas de problèmes techniques. Ce processus peut inclure :
- Des installations de conférence téléphonique réservées et prêtes à l’emploi, si nécessaire;
- Réservation et préparation d’une technologie de réunion vidéo secondaire, si nécessaire;
- L’échange de numéros de téléphone portable ou d’autres numéros de téléphone qui permettent d’envoyer des textes et d’effectuer des appels entre les participants et le médiateur.
[1] Nous sommes reconnaissants envers notre affilié : ADR Institute of Ontario pour avoir élaboré la liste des pratiques obligatoires et recommandées.