PRD signifie prévention et règlement des différends. Cet acronyme est utilisé pour décrire tout un éventail de techniques qui n’appartiennent pas au processus traditionnel de règlement de litiges (ces techniques peuvent cependant être combinées avec le processus traditionnel). Depuis peu, on trouve aussi le synonyme mécanisme approprié de règlement des différends (MRD). Les procédures de PRD sont choisies par les parties en conflit pour essayer de résoudre leurs différends d’une façon moins hostile. On fait habituellement appel à ces techniques volontairement et confidentiellement (à quelques exceptions près). 

 

Les spécialistes en prévention et règlement des différends comprennent les négociateurs, les médiateurs, les arbitres, les facilitateurs ou animateurs, les praticiens de la justice réparatrice, les accompagnateurs, les avocats en droit collaboratif, les enquêteurs en milieu de travail, les assesseurs, etc., qui sont tous des tiers neutres. 

Les processus de prévention et règlement des différends vont de l’autoprotection (à une extrémité du continuum) à l’arbitrage exécutoire (à l’autre). À l’exception de l’arbitrage, les PRD sont des processus non exécutoires, dont les parties peuvent se retirer en tout temps. Celles-ci gardent la maîtrise du processus et des résultats.

Les processus les plus courants sont la négociation, la médiation et l’animation de groupe. Ces dernières années, le droit familial collaboratif, la justice réparatrice, l’accompagnement en gestion des conflits et les enquêtes en milieu de travail se sont également révélés des techniques fréquemment utilisées.

Les PRD de nature juridictionnelle comprennent l’arbitrage, le mini-procès, les conférences de règlement à l’amiable et l’évaluation préliminaire. 

Qu’elle soit un processus de prévention et règlement des différends officiel ou qu’elle soit officieuse, la négociation règlerait de 90 % à 95 % des cas bien avant qu’ils ne fassent l’objet d’un procès. Un nombre croissant d’ententes exigent maintenant des parties qu’elles négocient avant d’aller devant le tribunal. Dans ces ententes, la procédure ne peut commencer qu’après que les parties ont essayé de bonne foi de négocier un règlement. Les parties qui négocient au début d’un différend réussissent habituellement à le régler, et leurs frais sont généralement beaucoup moins élevés qu’avec un litige. 

La médiation est un processus dans lequel les parties conviennent de faire appel à un animateur impartial (un tiers neutre) pour les aider à atteindre un règlement à l’amiable des questions litigieuses. Le médiateur ne rend pas de décision, et les parties peuvent mettre fin au processus à n’importe quel moment. Généralement, la médiation fait l’objet d’un choix volontaire, et est confidentielle et impartiale. Lorsqu’un règlement à l’amiable est réalisé, il ne devient exécutoire que si les parties signent un accord de règlement officiel. Les parties à la médiation peuvent encore demander un avis juridique indépendant (dans les litiges, les parties sont encouragées à le faire).

La médiation peut être utilisée dans divers contextes en plus de ceux associés aux tribunaux ou, d’une autre façon, à des interventions juridiques. En voici des exemples : conflits interpersonnels dans des organisations ou des milieux de travail du secteur privé ou public, conflits au sein d’institutions religieuses ou d’établissements d’enseignement, problèmes de testaments et de succession, questions liées à la planification pour les aînés, plaintes des patients contre des médecins, dentistes ou autres professionnels de la santé, congédiement injustifié, préjudice personnel et autres cas liés aux assurances, conflits entre propriétaire et locataire, et entre voisins, différends au sein de groupes de travail (comme les conseils d’administration), plaintes de clients, etc. 

La médiation permet d’épargner temps et argent. Voici les principales raisons pour lesquelles les gens choisissent la médiation :

• elle permet de préserver les relations;
• il s’agit d’un processus simple et relativement informel;
• elle assure la confidentialité (à quelques exceptions près);
• elle donne aux parties la maîtrise sur les résultats;
• les parties à la médiation en tirent habituellement un niveau élevé de satisfaction;
• elle peut se régler rapidement;
• elle est pratique et vise des avantages immédiats;
• elle est associée à des frais moins élevés que le litige;
• elle peut être exécutée en ligne. 

Il s’agit d’un processus dans lequel un animateur impartial dirige et gère les discussions entre les membres d’un groupe sur des questions qui les touchent. Les animateurs de groupe aident les membres à s’engager dans un dialogue constructif pour résoudre un problème, gérer un conflit, planifier une stratégie ou prendre des décisions. Ce processus peut se dérouler dans des milieux de travail du secteur privé ou public, au profit de conseils d’administration ou d’autres groupes.

Les animateurs n’expriment pas d’opinions et n’ont pas l’autorité pour rendre des décisions. 

La justice réparatrice est une approche compensatrice du règlement des différends qui se concentre sur les besoins des victimes et des contrevenants. Le processus concerne souvent les familles et la communauté quand le crime ou autre infraction commis touche non seulement un individu, mais aussi ceux qui l’entourent. C’est-à-dire qu’au lieu d’invoquer des principes de droit ou le châtiment du contrevenant, le processus considère les besoins de ceux qui ont été lésés et des autres personnes concernées.

Dans ce processus, les victimes et les autres personnes touchées peuvent expliquer les répercussions qu’ont eues sur elles les actions des contrevenants. De plus, les contrevenants sont encouragés à assumer la responsabilité de leurs actions, soit en s’excusant, en remettant l’argent volé, en travaillant pour la communauté ou en réparant autrement le mal qu’ils ont causé. La justice réparatrice vise aussi à aider les contrevenants à éviter de commettre d’autres méfaits à l’avenir. 

Le droit collaboratif est un processus choisi volontairement, dans lequel chaque partie engage un avocat spécialisé pour l’aider à collaborer avec l’autre partie, lors de réunions communes, dans la négociation d’une résolution des questions litigieuses sans la menace sous-jacente d’une action contentieuse.

Dans le droit familial collaboratif, les parties sont les membres du couple séparés ou en instance de divorce qui veulent régler tout l’éventail des questions concernant la fin de leur relation – dans un forum de conciliation – ensemble et avec le soutien et les conseils de leurs avocats. Des accompagnateurs et d’autres personnes peuvent participer en apportant leur aide dans les communications sur des questions liées aux enfants, aux finances, etc.

S’il n’est pas possible de régler les questions par cette méthode, les parties sont tenues d’engager un autre avocat pour le procès.

Le droit collaboratif peut être utilisé dans d’autres contextes que le droit familial, bien qu’il soit le plus fréquemment appliqué, jusqu’à maintenant, à des différends de cette nature. 

L’accompagnement en gestion des conflits, aussi appelé conseil sur les conflits, est une approche individuelle dans laquelle un accompagnateur qualifié aide des personnes à gagner en compétence et en confiance, afin de pouvoir gérer de façon autonome leurs conflits interpersonnels ou s’engager dans un processus de prévention et règlement des différends adapté à leur situation, par exemple la médiation. Dans les deux cas, l’accompagnement en gestion des conflits est un processus orienté vers un but et axé sur l’avenir, qui cherche à aider les clients à atteindre leurs objectifs précis de gestion des conflits.

Exemples de buts :

• Augmenter sa compétence en certains aspects des conflits pour être en mesure de mieux s’engager dans des conflits interpersonnels et de mieux les gérer.
• Explorer, le cas échéant, quoi faire au sujet d’un différend qui a déjà eu lieu.
• Étudier les stratégies, les choix et les solutions les plus appropriés à l’égard d’un conflit en cours.
• Envisager des façons d’aborder proactivement une situation afin de prévenir un différend inutile.
• Se préparer à une interaction avec une autre personne, par exemple, une évaluation de rendement, un entretien disciplinaire ou une autre situation susceptible d’être pénible.
• Se préparer à présenter à un groupe un sujet qui risque de provoquer des réactions négatives.
• Mettre au clair ses pensées et ses sentiments relativement à une situation difficile.
• Se préparer à la médiation ou à un autre processus comme la négociation, l’arbitrage, le procès, le grief, le droit collaboratif ou l’animation de groupe.

 L’accompagnement est aussi un mécanisme utilisé par un demandeur qui veut participer à des processus judiciaires en se représentant lui-même. 

Certains professionnels des PRD mènent des enquêtes pour évaluer le bien-fondé d’une plainte ou la dynamique d’un conflit en milieu de travail. Ils établissent les faits et font des recommandations pour mettre fin aux dissensions ou prévenir l’intensification du conflit. 

De nombreuses organisations intègrent les processus de prévention et règlement des différends dans leurs modèles de gestion, car elles ont réalisé que les méthodes traditionnelles de résolution des conflits en milieu de travail ne sont pas toujours les plus efficaces ni les plus satisfaisantes. En conséquence, s’est développé un domaine appelé conception de systèmes de PRD, ou système intégré de gestion des conflits (SIGC), ou système de gestion informelle des conflits (SGIC).

La conception de systèmes de PRD est une discipline qui analyse les besoins d’une organisation et crée des systèmes pour gérer les conflits potentiels en utilisant les processus appropriés de règlement des différends. Les concepteurs de systèmes de PRD collaborent avec la direction, le juriste d’entreprise, les ressources humaines, les employés et les clients afin de structurer des processus de prévention et règlement des différends efficaces dans divers secteurs de l’entreprise. Résultat : des processus alternatifs de règlement des différends adaptés à l’entreprise, par exemple des mécanismes de prévention pour les situations où des problèmes sont susceptibles de surgir et d’autres mécanismes pour les problèmes qui se sont transformés en conflits. 

L’arbitrage implique une décision par un tiers neutre. Même s’il est possible de structurer l’arbitrage de telle sorte qu’il soit non exécutoire, la plupart des procédures d’arbitrage sont conçues pour avoir force exécutoire.

Dans la plupart des cas, on a recours à l’arbitrage en raison d’une entente entre les parties, qu’il s’agisse d’une entente préexistante, ou des modalités spécifiques d’une convention d’arbitrage signée après que le différend est survenu. Sauf convention contraire, la question sera régie par la loi sur l’arbitrage applicable, et la décision de l’arbitre, sauf convention contraire, sera exécutoire. 

Un médiateur aide les parties à négocier un règlement qui satisfera toutes les parties. Le médiateur ne tranche pas le différend.

Un arbitre agit davantage comme un juge, décidant de l’issue d’un différend à partir des preuves et de la règle de droit présentées au cours de l’arbitrage. L’arbitrage est exécutoire, et on peut en faire respecter la décision comme l’ordonnance d’un tribunal. Les parties doivent accepter l’arbitrage et signer une convention d’arbitrage. 

L’arbitrage peut être aussi coûteux et prendre autant de temps qu’un procès, mais pas nécessairement. Les parties et leurs avocats peuvent réduire les frais en convenant de limiter les documents et les interrogatoires préalables, et en donnant à l’arbitre le pouvoir de rendre l’arbitrage plus efficace. Les frais sont réduits si l’arbitre rédige une convention d’arbitrage adéquate et que sa conduite du processus diffère de celle d’un procès. La suppression du droit d’appel peut aussi entraîner un arbitrage plus rapide et moins coûteux pour les parties. 

La médiation-arbitrage est une approche hybride qui combine les avantages de la médiation et ceux de l’arbitrage. Dans ce processus, les parties tentent d’abord de parvenir à un accord avec l’aide d’un médiateur. Si elles ne peuvent résoudre leurs problèmes ou que la médiation arrive à une impasse, les parties peuvent passer à l’arbitrage. Si le médiateur est également un arbitre qualifié, il peut assumer le nouveau rôle et rendre une décision exécutoire rapidement, puisqu’il connaît déjà tous les faits; sinon, il transmet le dossier à un arbitre. 

Le mini-procès n’est pas vraiment un procès – c’est une négociation où chaque partie résume le différend devant des cadres supérieurs des deux entreprises qui ne sont pas directement engagés dans le différend. Les parties peuvent choisir un tiers neutre pour qu’il joue un rôle d’animateur. Le but de ce processus est que les parties parviennent à un accord en se concentrant sur les questions commerciales. 

L’évaluation préliminaire est un processus où une personne ayant de l’expérience dans le sujet du différend (un évaluateur) tient une rencontre pour entendre les arguments de chaque partie. L’évaluateur détermine les principaux problèmes et explore les options de règlement à l’amiable. Il évalue aussi le bien-fondé des arguments de chacune des parties. Si les parties ne peuvent parvenir à un règlement, l’évaluateur peut recommander des mesures à prendre pour simplifier le litige. 

Par le passé, les avocats se sont parfois inquiétés de ce que les processus de prévention et règlement des différends menacent leurs honoraires liés aux litiges. Pourtant, les clients ont toujours voulu réduire les frais de litige. Les avocats ont réagi à cette réalité en se spécialisant en PRD et en créant des secteurs de PRD au sein de leurs cabinets. Il y aura toujours des différends, et les cabinets d’avocats qui aident les clients à régler leurs différends rapidement et avec un bon rapport coût-efficacité réussiront probablement à attirer, conserver et satisfaire les clients. 

Non. La plupart des processus de prévention et règlement des différends ne conviennent que si les parties s’y engagent volontairement et désirent y participer de bonne foi.

Dans les cas de harcèlement sexuel, de violence et d’autres formes d’abus et de déséquilibre des pouvoirs, la médiation n’est pas considérée comme appropriée et, dans les situations de violence familiale, on applique des procédures spéciales de sélection.

Dans le contexte juridique, il y a des cas où au moins l’une des parties refusera le recours à un PRD. En voici des exemples :

• Les parties souhaitent obtenir un arrêt qui fait jurisprudence.
• Les parties veulent une décision judiciaire sur une question de droit.
• L’ordonnance d’un tribunal est nécessaire pour faire exécuter le jugement.
• La protection des droits d’une partie nécessite le processus de présentation de la preuve.
• Les parties demandent un recours judiciaire extraordinaire, comme un jugement déclaratoire.

Si, au début du différend, les PRD ne conviennent pas, ils pourraient devenir pertinents avec l’évolution du cas. 

Pour les questions concernant la cour, de nombreux tribunaux exigent de plus en plus souvent que les parties entreprennent une médiation dans un délai précis. L’usage de la prévention et règlement des différends augmente également, dans tout le pays, lorsque des questions de droit sont en litige, mais que l’action n’est pas encore intentée.

Si, pour quelque raison que ce soit, aucun PRD n’est jugé approprié initialement, les PRD pourraient encore être envisagés à mesure que les circonstances changent, c’est-à-dire à chaque étape du litige, par exemple :

• à la fin des actes de procédure
• lorsque des documents sont produits
• au moment des interrogatoires préalables
• à la mise au rôle de l’action
• pendant la préparation des témoins pour le procès

Les taux de réussite très élevés des PRD suggèrent que les parties devraient les utiliser d’abord et n’aller devant le tribunal que si des raisons valables le justifient. 

Parfois, les avocats et les clients sont réticents à proposer une négociation à la partie adverse, craignant d’être ainsi les premiers à montrer un signe de faiblesse à leur adversaire. Par conséquent, les cabinets d’avocats s’engagent dans des litiges coûteux, alors qu’une solution plus directe est possible. Il existe une façon de contourner ce modèle axé sur le conflit : faire de la négociation une étape obligatoire du processus.

Voici comment les sociétés et les cabinets d’avocats pourraient recommander les PRD en tant que moyens de réagir à un différend :

• Adopter des politiques d’entreprise qui exigent qu’on ait recours à la négociation, à la médiation ou à l’arbitrage avant d’aller devant le tribunal.
• Structurer les ententes de sorte qu’elles traitent des processus de prévention et règlement des différends.
• Signer des engagements, tels que la déclaration de principes par laquelle l’institut américain de résolution de conflits CPR (Conflict Prevention and Resolution) convient d’utiliser les approches alternatives de règlement des différends lorsque les circonstances le permettent.

Appelez-nous pour obtenir plus d’information sur les façons dont vous et votre organisation pouvez prévenir et gérer les différends. 

Les professions liées aux PRD ne sont pas réglementées par le gouvernement. Aussi, l’Institut d’Arbitrage et de Médiation du Canada (IAMC) a mis au point ses propres normes, le Code de déontologie, le Code d’éthique des médiateurs et la Politique en matière de plaintes et de mesures disciplinaires. En plus de remplir des exigences minimales précises de formation, les membres doivent respecter toutes ces normes.

Certains membres peuvent aller plus loin et faire la demande des titres professionnels décernés par l’IAMC de médiateur breveté ou d’arbitre breveté (niveau intermédiaire) ou de médiateur agréé ou d’arbitre agréé (niveau supérieur). Ces titres constituent la meilleure façon d’évaluer le niveau de compétence et d’expérience des spécialistes en PRD. En effet, vous avez l’assurance que leur rendement a été examiné et évalué par un comité de spécialistes chevronnés et respectés.